El “gana-gana” de la Factura Electrónica

El 1 de enero de 2019 será un día clave en el proceso de transformación de la economía colombiana, porque a partir de esa fecha, todas las empresas y personas naturales, responsables de declarar IVA o Impuesto al Consumo deberán estar facturando electrónicamente.

Para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, así como para los Grandes Contribuyentes, este periodo se reduce al 1 de septiembre del presente año, fecha en que se comenzará a exigir la Factura Electrónica, con el lleno de requisitos.

La Factura Electrónica al igual que la tradicional en papel soporta las transacciones de venta de bienes y/o servicios desde la expedición de la misma hasta su almacenamiento, con la diferencia de que esta se genera mediante soluciones informáticas conservando todas las características y requerimientos establecidos en la obligación legal, además de garantizar la integridad y autenticidad de la información allí contenida.

Su implementación, que ya es una realidad en Colombia, constituye uno de los programas más importantes del Gobierno Nacional porque evidencia un verdadero “gana-gana” que beneficia tanto al sector empresarial, como a los ciudadanos y al país.

Ganan las empresas porque al implementar la facturación electrónica en sus procesos internos aprovechan la coyuntura para automatizar, en algunos casos, y modernizar, en otros, sus sistemas digitales dentro de toda la cadena administrativa, productiva y logística de la compañía, logrando mayores eficiencias, disponibilidad de información oportuna y actualizada, y ahorros a gran escala.

Ganan los ciudadanos pues desde su rol de compradores y consumidores finales de productos y servicios, vivencian el impulso de la cultura digital, se familiarizan mejor con la información electrónica, pierden temor por el uso de nuevas tecnologías y fortalecen la relación comercial entre empresas y clientes.

Y gana Colombia al evidenciar la respuesta del sector empresarial a la estrategia de masificación de la Factura Electrónica que adelanta la DIAN, por cuanto lleva al país hacia una mayor competitividad y en la línea del mundo moderno, el entorno de los mercados internacionales y la protección y cuidado de nuestros recursos naturales.

Transformación digital y modernización administrativa

Colombia, en los últimos años, ha dado el gran salto hacia la transformación digital, es así como la adopción de la plataforma de Factura Electrónica ya está operando en nuestro país.

Para el próximo 1 de septiembre, el 65% del recaudo nacional, es decir, dos terceras partes del universo total de empresas que pagan impuestos por concepto de IVA e Impoconsumo, estarán facturando electrónicamente.

Esta herramienta digital entra con fuerza a apoyar un mejor desempeño de los temas estratégicos inherentes al ‘core’ de los negocios, para que los empresarios se enfoquen primordialmente en el desarrollo y mejoramiento continuo del bien o servicio ofertado y en fortalecer la relación con sus clientes y proveedores.

La Factura Electrónica es un documento legítimo, auténtico, validado y con mayor transparencia tributaria.  Brinda seguridad frente al riesgo de pérdida o duplicidad, hace más eficientes los procesos relacionados con los aspectos administrativos y contables, reduce tiempos y costos, disminuye errores de digitación, optimiza la trazabilidad en las operaciones comerciales entre compradores y vendedores a nivel nacional, y entre empresas exportadoras.

Se calcula que las empresas pueden economizarse hasta un 80% de gastos en la emisión y gestión de facturas, al utilizar plataformas electrónicas frente al uso del papel, y también pueden ahorrarle al planeta y a la calidad del aire, pues según consideran expertos ambientalistas, para sacar un millón de facturas se requieren entre 50 y 60 árboles.

El costo actual del ciclo de una factura es de US$0,88 centavos de dólar, unos $2.663, valor que se reducirá a US$0,18 centavos de dólar, una vez esté masificada, lo que equivale a unos $540, lo cual representa un 80% de ahorro[1].

Soluciones al alcance de los contribuyentes

Teniendo en cuenta que no todas las empresas y personas a quienes corresponde facturar electrónicamente cuentan con la infraestructura y soporte tecnológico necesario para hacerlo directamente, la DIAN ha contemplado otros dos tipos de soluciones a través de las cuales se puede cumplir con dicho procedimiento: Proveedores Tecnológicos y Facturación gratuita DIAN.

Los Proveedores Tecnológicos son empresas certificadas por la DIAN que están autorizadas para prestar los servicios inherentes a la expedición de la Factura Electrónica, incluida la entrega del ejemplar a la DIAN, así como el recibo, rechazo y conservación del documento digital.  Actualmente, son 52 los proveedores tecnológicos acreditados, que de forma automática y en tiempo real cumplen con esta tarea, en acuerdo con la empresa contribuyente que así lo requiera.

Por su parte, la Facturación Gratuita DIAN fue adquirida por la Entidad y aplicada como piloto con 20 microempresas, con el fin de asegurar su eficiente funcionamiento, que al término del mismo estará a disposición de las micro y pequeñas empresas para ser utilizada y expedir tanto facturas, como notas débito y crédito electrónicas.

Es el momento

Desde marzo de 2017, la DIAN ha recibido más de 3´561.141 facturas electrónicas, cuyo valor bruto de ventas facturadas sobrepasa los $ 46 billones de pesos, de casi 600 mil adquirientes o personas naturales y/o jurídicas que compraron bienes o servicios[2].

El mayor reto para los empresarios será entender que la Factura Electrónica es una gran oportunidad, este cambio de paradigma traerá muchos beneficios y transformará para siempre la forma como se relacionan los compradores y vendedores y por supuesto, mejorará el relacionamiento entre contribuyentes y la administración tributaria.  Por todo ello, el momento es ahora, para que las personas naturales y jurídicas tomen decisiones rápidas y oportunas y aprovechen el tiempo que resta en la implementación de este procedimiento.

[1] Estudio del Centro Interamericano de Administraciones Tributarias – CIAT -.  2015-2016
[2] Fuente: SIE Factura Electrónica. Cifras con corte a junio 5 de 2018.

Por: María Pierina González Falla, Directora de Gestión de Fiscalización DIAN